16.07.2024 | Einführung der elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen

Ab dem 01.01.2025 muss jeder inländische Unternehmer in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.

Ihr Buchhaltungssystem muss also bereit sein, ausschließlich maschinenlesbare Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Übermittlung von E-Rechnungen in elektronischer Form erfolgt z.B. per E-Mail an eine spezifische und separate E-Mail-Adresse ausschließlich für den Rechnungsverkehr, über eine Schnittstelle oder ein Portal. Eine Mehrfachübermittlung einer E-Rechnung wird als unproblematisch betrachtet, solange es sich um identische Mehrstücke handelt. Der Empfang von elektronischen Rechnungen bedarf im B2B-Bereich grundsätzlich keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr.

Der Vorrang der Papierrechnung entfällt damit. Bis 01.01.2027 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) jedoch dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden oder wenn grundsätzlich keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (z.B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR oder steuerbefreite Umsätze) vorliegt. Die E-Rechnung wird auch Voraussetzung für den Vorsteuerabzug sein. 

Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) jedoch ist die Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung beim Rechnungsempfänger nötig.

Die Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger im Rahmen einer Gutschrift wird weiterhin möglich sein, ebenso eine Rechnungstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmers.

Spätestens ab 01.01.2028 MÜSSEN Rechnungen im B2B-Bereich jedoch in dem strukturierten elektronischen Format gemäß Europäischer Norm [CEN-Format EN 16931] ausgestellt, übermittelt und empfangen werden (Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/gesetzestexte/richtlinie/e-rechnung-richtlinie.pdf ). Da auch Künstlerinnen und Künstler als Einzelunternehmen Rechnungen generieren (oder Sie als Galerie die Abrechnung komplett erstellen) ist dies ein relevantes Thema für alle Galerien.

Das BMF plant, hierzu im 4. Quartal 2024 eine Anwendungsrichtlinie zu veröffentlichen – inhaltliche Eckpunkte:

  • • Formate, Inhalte & Aufbewahrung
  • • Empfangsbereitschaft und Übermittlung
  • • Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Dauerrechnungen
  • • Folgen bei Verstößen
  • • Geltungsbereich und Übergangsregelungen

Zeitplan:

  • • HEUTE - Vorbereitung auf E-Rechnungspflicht sinnvoll
  • • Ab 01.01.2025 - Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen; Versand möglich
  • • Ab 01.01.2027 - Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800 T€
  • • Ab 01.01.2028 - Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen
 
Rechnungsdatenmodell
Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung entwickelt. Diese Norm legt ein Datenmodell für die Struktur und den Inhalt von elektronischen Rechnungen als Standard fest. Die darin festgelegten Anforderungen werden beispielsweise von den Standards "XRechnung" oder dem "ZUGFeRD-Format" erfüllt. Die elektronische Rechnungstellung kann jedoch über verschiedene Standards ermöglicht werden und es ist anzunehmen, dass sich diverse, branchenspezifische Standards entwickeln werden.

XRechnung
maschinell lesbar - automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich - kein Sichtbeleg vorhanden

XRechnung ist ein seit 2020 bereits nötiger Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.

ZUGFeRD - https://www.ferd-net.de/standards/was-ist-zugferd/was-ist-zugferd.html
maschinell lesbar - durch die eingebettete XML ist automatisierte Weiterverarbeitung möglich – enthält Sichtbeleg zur visuellen Darstellung

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem - problemlos möglich ist.

Fast alle Industrie- und Handelskammern bieten weitere Informationen, kostenlose Webinare etc. zur Elektronischen Rechnung an. Zum Beispiel:

 

eRechnung-vs-analog Beispiel_ZUGFeRD-Rechnung_mitXML-Einbettung